IT主管应避免的体育娱乐十个IT预算错误

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以下是为首席信息官带来的一些好消息:Gartner公司的研究人员表示,IT支出在2021年预计将增长6.2%,预计全球IT支出将从2020年的3.7万亿美元增加到今年的3.9万亿美元。Gartner公司称,加快的数字化转型项目在很大程度上推动了这一增长。

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不过,首席信息官们都没有得到空头支票。尽管预计今年总体IT支出会增加,但IT主管和顾问们表示,他们必须继续密切关注资金的去向。另外,2021年的IT支出增长紧跟在2020年的紧缩之后,因而与新冠疫情之前的预算相比,这一增幅微不足道。

企业管理咨询公司Everest Group副总裁阿什温•文卡特桑(Ashwin Venkatesan)表示:“目前,节约成本仍是关注的重点领域。”他预测,今年很多首席信息官实际上都会看到一个层级化的资金预算。并非所有人都能获得6.3%的支出增长。根据IDG “2021年首席信息官状况”(2021 State of the CIO)报告称,只有49%的IT主管预计其预算会增加,39%的IT主管预计其预算保持不变,而12%的IT主管预计其预算平均减少18%。

许多IT主管及其顾问表示,用更少的钱做更多的事情,这一对IT工作的常见要求始终没变,而且还一直期望我们在支持创新的同时提高效率。

为此,首席信息官需要有足够的资金和适当的支出款项。然而,文卡特桑和其他人表示,在许多首席信息官掌握如何制定出一个出色的IT预算这项复杂工作之前,仍有一段路要走。

在此,他们分享了首席信息官应避免的十个预算错误

认识和精细度有限

数十年来,IT预算的复杂性已经增加,许多首席信息官在努力了解其支出需求中的更精细要素。“您会看到有些人对其预算没有正确的认识,也没有必要的了解,”文卡特桑说。

通常是因为组织机构始终存在很多的技术支出孤岛,这些业务部门或团队管理着自己的资金。文卡特桑将其比喻为一个家庭,其中每个成员都拥有自己的帐户,从而使总支出的准确集中账目难以计算。这种情况会导致成本重复计算,某些领域过度投资,而其他领域投资不足,以及对所有资金流向缺乏精细了解。

文卡特桑表示,那些能更好地了解企业中IT支出的全部去向,而且能更加精细地了解支出情况的首席信息官,可以更好地在正确的时间将适合数量的资金分配到正确的位置。他补充说:“了解程度越高,您就能更有效地找到成本流失的地方,并加以弥补。”

没有尽可能地将成本转换为盈利

Wolff Strategy Partners公司的创始人兼首席执行官拉里·沃尔夫(Larry Wolff)表示,首席信息官通常可以将其预算更多地转变为盈利。例如,他们通常可以利用程序员和开发人员的薪资成本用于开发新产品来盈利,而不是将这些成本留在运营预算中。

沃尔夫说:“我去过许多公司,我不知道他们是否曾考虑过,或者是否知道这是完全合法的。”他指出,会计工作上的调整可帮助许多组织机构重新获得可观的收入。不过,会计工作可能会变得复杂,因此沃尔夫建议首席信息官和首席财务官应密切合作,以做好这项工作。

在不适合的时间进行资本化

另一方面,首席信息官可能会在不恰当的时间将某些支出资本化,从而陷入困境,或无法在需要时将资本化成本转换为运营成本。管理咨询公司Swingtide的首席财务官兼高级顾问凯文•哈伯(Kevin Haber)表示:“如果将五或六个人从开发工作转到技术维护和支持工作,那么这一变动可能需要5位数的资金,每月可能需要几万美元。”“而且,如果这一人员变动没有(预先计划),就资金的来源而言,这可能会很糟糕。”

哈伯建议高管们就正在进行中的项目的相关时间安排和支出计划加强沟通,以避免发生此类问题。他告诫说:“您需要对当前的项目和将在预算年度内开始或完成的计划项目设置一个更好的审查流程。您必须了解这些项目的目标,何时完成,成本是多少,谁来接管预算,以及项目是否有足够的资金。”

没有获得全部的预期成本资金

专家们表示,这些项目可能因首席信息官疏忽而得到一个不完整的成本目录,这意味着遗漏的支出不会计入项目预算。例如,专家们表示,首席信息官们通常不会考虑采购税、临时人工成本,或年中服务合同费用的增加。

“您不希望一年中过了半年才意识到自己已没有足够预算来完成后面的工作。当您因这种情况而提出费用超出最初的预算时,这会使会计感到抓狂,”沃尔夫说,并补充道,这种情况可能会损害首席信息官与高管层同事之间所建立的信任和信誉。最好是在制定预算时认真地将这些杂费考虑进来,而不是等到账单到期后再去凑钱。

转移成本(并认为您在省钱)

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